关于印发《中山大学药学院加强科研经费 监管工作规定》《中山大学药学院科研项目 过程管理规定》的通知

发布人:高级管理员 发布日期:2016-10-10

 

药学〔2016〕5号

 

关于印发《中山大学药学院加强科研经费

监管工作规定》《中山大学药学院科研项目

过程管理规定》的通知

各中心、实验室:

为进一步加强和规范科研经费的监管以及科研项目的科学化、规范化管理,根据学校的有关规定,结合学院实际情况制定了《中山大学药学院加强科研经费监管工作规定》《中山大学药学院科研项目过程管理规定》。现予以印发,请遵照执行。

  

 

中山大学药学院

2016年829

 

中山大学药学院加强科研经费监管工作规定

 

    为进一步加强和规范中山大学药学院(以下简称“学院”)科研经费的管理,明确学院监管责任,根据《中山大学关于加强院(系)等二级单位科研经费监管工作的若干规定》(中大财务〔201448号),结合我院实际,制订本规定。

一、完善监管体制,明确经费监管责任

根据学校实行的统一领导、分级管理、责任到人的科研经费管理体制,建立校、院(系)、项目负责人三级科研经费监管体制。

院系是科研活动的基层管理单位,学院院长、书记对本院科研经费使用承担监管责任,分管科研的院领导负责组织落实对科研经费的监督管理工作,包括协助学校财务处督促项目预算执行进度,监管经费使用审批,协助做好项目验收。重点协助财务处监管是否存在违规转拨、虚报冒领劳务费和专家咨询费、使用虚假票据套取资金、违规采购物资、虚报会议费支出、扩大支出范围等。同时,建立健全考核评价体系,加强对科研人员的绩效考核,将考核结果作为教学科研人员专业技术职务评聘、奖惩的重要依据。学院从人力、财力上保障院系监管责任的落实,将科研经费管理绩效纳入项目负责人的业绩考核范围。

科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。项目负责人应熟悉并掌握有关财经法律法规和科研经费管理制度,依法、据实编制科研项目预算和决算,按照批复预算和合同(任务书)使用经费,接受上级、学校有关部门以及学院的监督检查。

所有由院系审批(核)事项,均需由分管科研的院领导签字并加盖学院公章。

二、加强科研经费支出合同管理

学院负责根据科研经费预算及学校合同管理权限、图书出版合同归口管理等要求,审批并签订与科研经费使用相关的经济合同(含货物、服务等),包括(但不限于):

(一)1万元以上5万元以下项目组野外工作调研期间车船租赁合同;

(二)2万元以上5万元以下委托外单位进行测试化验加工费、协作费的技术服务合同;

(三)1万元以上10万元以下印刷、打印、复印、彩扩等合同;

(四)2万元以上10万元以下的材料采购合同(含10万元以下的特殊材料采购合同);

(五)横向科研经费支付的图书出版合同;

(六)项目委托旅行社组织会议的合同。

上述条款(一)、(三)中1万元以下和(二)、(四)中2万元以下的支出,由项目负责人据实审批;(一)、(二)中5万元以上和(三)、(四)中10万元以上的支出由学院审核后,报科研管理部门审批。需学院审核或审批的合同或支出,项目负责人需向学院提供相应的证明材料。

三、加强科研经费过程管理

(一)经费预算环节

学院协助学校科研经费管理工作小组,根据科研项目学科特点遴选及提名校内咨询专家,做好重大、重点项目预算申报及专家评审工作。

(二)经费执行环节

1.加强学院预算执行管理

1)赋予学院领导查询权限。授予院长、书记、分管财务和科研工作副院长查询本院科研经费收支情况的权限。

2)学院根据财务部门已授权的查询权限,通过财务信息系统及时掌握本院科研经费执行进度,督促项目负责人加快预算执行。

3)学院应不定期开展对本院科研经费使用的监督抽查。对通过会计凭证摘要发现明显不符合预算的支出应及时指出;对严重超出预算的异常情况应加以关注并主动联系项目负责人核实情况,并督促项目负责人执行相关预算调整程序。

4)项目需进行预算调整的,学院应从项目预算调整的必要性、相关性和合理性等方面进行审核。

2.加强学院对科研经费使用的审批管理

1)科研项目外拨合作经费实行双签审批制度。学院在审核时要关注合作(外协)单位的资质、能力以及项目组成员与其有无直接经济利益关系,确保交易的公允性。外拨合作经费时,学院及科研管理部门参照预算(任务、合同)书审核,对没有列入预算(任务、合同)书或预算调整未经批复同意的合作单位,一律不予转拨经费。

2)审核项目组通过薪酬个税系统发放劳务费及专家咨询费。审核劳务费发放,要重点关注支付对象是否符合各类专项管理办法要求,支付期间应与项目研究周期相符。审核专家咨询费发放,要重点关注咨询专家不得是项目组成员或项目管理相关的工作人员,咨询形式及发放标准是否符合相关规定。

3)使用科研经费(包括横向经费)举办会议发生的会议费,须经学院审批,重点审核与预算的相符性及会议规模、会期、标准、地点等要素。

4)使用科研经费购买仪器设备、家具等,达到固定资产标准的,须经学院审批,重点审核其与预算的相符性,并按学校固定资产管理相关规定执行。

5)使用科研经费开支2万元(含)以上的测试化验加工费,学院需审核其测试检验报告。报告原件由项目(课题)负责人自行保存、归档。

6)科研经费支出在进行账务处理后原则上不予调整。特殊情况下,对尚处于研究周期内的项目,可按照预算管理及相关性原则酌情予以调整,须先经学院审核,报学校科研管理部门、财务部门审批。

3.加强学院对使用科研经费购买研究用耗材的支出管理

使用科研经费购买的低值易耗品(单价不足人民币1千元的仪器设备、工(器)具和专用设施,及单价不足人民币1千元且同类型批量购买总价在1万元以下的家具),项目组须到学院办理低值易耗品登记管理手续后,方可携带发票等相关材料到财务部门办理报销手续。

项目负责人须自行建立研究耗材出入库登记台账。

四、完善其它监管责任

(一)根据《中山大学发放纵向科技项目间接费用绩效支出的实施细则》对本院老师发放的绩效进行绩效考核,提出考核意见。

(二)学院根据财务部门提供的未还清暂付款清单,督促老师及时到财务部门办理冲账手续。

(三)监督项目负责人落实项目配套经费。

(四)负责本院科研用房、水、电等资源占用费的分摊管理。

五、加强监督检查

(一)学院作为科研活动基层管理单位,要认真履行监管责任,加强监督检查。还应积极配合审计、纪检监察等有关部门或由其委托的社会中介机构,依据国家有关法规政策和学校规章制度对科研项目执行、科研经费使用和管理情况等进行的检查监督,并认真整改检查中发现的问题。

(二)加强监管队伍建设,成立本院科研经费管理工作小组,小组由本院院长、书记、分管财务和科研工作相关学院领导、负责纵向和横向科研经费管理的科研秘书及学院财务秘书、若干教授成员组成,进一步细化监管责任,建立协同工作机制,健全科研经费监管体系,为科研项目(课题)完成提供条件保障。

六、附则

(一)本管理规定由学院的财务和科研管理部门负责解释。

(二)本管理规定从发布之日起执行。以往有关规定与本细则相抵触的,以本办法为准。

 

  

中山大学药学院科研项目过程管理规定


为进一步规范科研项目管理,提高科研经费使用效益,确保科研项目顺利完成,促进我院科研事业可持续发展,根据《中山大学科技项目过程管理办法》(2013)项目管理和经费管理的文件精神,结合学院实际,制定本办法。

一、总则

(一)科研项目的过程管理是指学院从项目的申请立项、组织实施、验收结题和成果跟踪等全过程中对承担科研项目的课题组成员及相关单位进行的管理。

(二)项目过程管理由学校统筹领导,相关部门分工负责,建立学校、学院和项目负责人三级责任制。

1.学校是科技项目管理的责任主体,法定代表人对学校科技项目负有法人责任,分管科研的学校领导对学校科技项目过程管理负直接领导责任。科技发展研究院是学校科技项目过程管理的主管部门,财务与国资管理处、人事处、设备与实验室管理处、审计处、档案馆等部门按照各自分工协助科研管理部门实施项目过程管理。

2.学院是科研管理的二级单位,学院对科研项目负有监管责任,对项目过程管理各环节均要履行审核职能,确保项目信息真实、准确。

3.项目负责人对项目实施负有直接责任,保证项目按计划执行,确保项目经费支出的真实性和规范性,并对科研成果的真实性承担相应责任,自觉接受各级监督和管理。

(三)凡是学院科研人员承担的科研项目,必须经校科研管理部门立项。未经校科研管理部门立项的项目,在科研工作量考核、职称评审中不能作为有效依据。

二、项目申报

(一)学校科研管理部门及时将项目来源单位的申报通知及相关工作安排上网公布;学院必须及时根据申报要求,积极组织相关科研人员及团队申报,将本单位申报项目审核后上报学校科研管理部门;学校科研管理部门审核后统一报出。

(二)对限额申报的项目,学院原则上应组织本单位学术委员会或教授委员会代表评审,向学校科研管理部门提交学院负责人签字并加盖学院公章的项目申报清单,由学校科研管理部门统一向项目主管部门推荐申报。

(三)对于重大、重点项目,跨学院、跨学科申报的重要项目,校科研管理部门可会同学院共同组织或直接组织科研人员向有关部门申报。

(四)学院在推送申报项目之前,必须完成对相关信息的审核。

对项目申请人资格进行审核,除项目来源单位的资格要求外,有下列情形,视情节严重程度,不能作为项目负责人申请项目:

1.近五年内有学术不端问题被查处的人员;

2.近五年内所承担的项目给学校、学院声誉造成不良影响或经济损失的;

3.近五年内无正当理由不接受上级有关部门或学校检查、审计的;

4.无正当理由不按期提交各类进展报告和结题报告的。

需要配套经费的项目,申请人须提供配套经费有效来源证明,并提交承诺书一份,经学院审核,报学校科研管理部门办理相关手续。同时申请人须向学院提交一份自行解决配套经费的承诺书一份。

(五)学院及学校科研管理部门负责对项目申请书中的研究内容、实施计划、知识产权归属、成果形式、违约责任、合作单位等事项进行指导和审核,同时提供知识产权规划与保护等相关事项的咨询;学校财务主管部门提供与项目经费管理办法要求相关的预算指导服务并完成预算审核。

(六)办理投标项目时需携带招标文件,需获得授权委托书和相关资质证明的,应签署委托代理人承诺书,严格按照委托权限和委托期限处理投标事宜,不得以委托人名义进行与该项目投标无关的活动。

(七)已离退休的科研人员、外单位在我校兼职科研人员和临时聘用人员,原则上不得作为项目的负责人申请项目,但可作为项目主要成员参与项目研究。

(八)鼓励和支持科研人员申请并承担交叉学科项目和跨单位、跨部门合作的科研项目,鼓励和支持与国外科研机构、大学以及企业合作申请科研项目。

三、项目立项及实施

(一)项目立项以项目来源单位正式文件、项目任务书、项目计划书或合同等为主要依据。项目负责人根据项目来源单位要求,编写好项目任务书、项目计划书或合同,由财务主管部门负责审核经费预算的合规性;学院及学校科研管理部门负责审查合同规范性和合法性、知识产权归属和保密责任。

(二)项目合作

凡有合作单位的项目(包括我校主持牵头和我校参加的项目),项目负责人应按有关要求签订合作协议,明确合作人员、任务、经费分配及知识产权归属。

合作研发项目应做各单位合作经费的具体预算,并由合作各方盖章确认。项目合作费的拨付按照国家相关部门和学校的科研经费使用规定执行。

(三)项目合同书(任务书、计划书、合同)一经签订,即具有法律效力。项目负责人及项目组成员应严格执行项目合同书(任务书、计划书、合同)中所规定的各项条款,及时开展研究工作。

(四)研究计划与合同变更

项目合同一经批复应认真履行,研究内容和研究目标原则上不予调整。对于涉及项目实施过程中研究目标、研究内容、研究进度和执行期、主要研究人员、合作单位等重大事项的变更,项目负责人需向校科研管理部门提交书面申请,学校科研管理部门协助课题组及学院按项目管理规定及合同要求履行变更手续。

(五)对科研项目研发过程中涉及国家秘密事项的,按军工科研项目进行管理。

(六)项目负责人因故长期不在校时,须办理以下手续:

1.项目负责人因出国等原因离校3个月以上的,应办理项目委托代管手续,相关材料经双方签字和所在学院同意,报学校科研管理部门备案。

2.项目负责人因出国等原因离校6个月以上或其他特殊原因需更换负责人的,应办理交接手续,交接表经双方签字,由所在学院审核,学校科研管理部门同意并报项目主管部门批准或经合同委托方认可后生效。

3.项目负责人调离学院的,纵向科研项目可根据项目主管部门的文件规定执行。经费余额原则上应转至调入单位。

(七)各类科研项目组织实施过程中应按要求及时向项目主管部门或委托方报送相关执行材料,并根据项目合同书(任务书、计划书、合同)要求按时完成任务。

(八)科研管理部门和学院负责监督、检查项目实施情况 、审核项目年度进展报告。

(九)中期检查

科研管理部门根据项目来源单位的要求对项目进度、完成质量等组织中期检查,并将检查结果进行公示。对研究计划执行不力、无故拖延、毫无进展或经费使用不当的项目,由科研管理部门、财务主管部门、学院与项目来源单位协商解决方案,并根据情况进行相应处罚。

四、结题验收与成果管理

(一)各类项目在完成后,项目负责人应根据项目来源单位要求按时申请结题验收,并按要求准备结题报告或验收报告。科研管理部门组织具体实施,财务主管部门负责科研经费的决算;审计处负责科研经费决算审签或根据需要对使用情况进行审计。

(二)结题方式按项目管理部门要求执行。

(三)对获评优秀的结题项目,学院在项目组织申报时优先推荐;对评价较差或未能通过结题、验收与鉴定的项目,学院将酌情予以处理;引起法律纠纷者,按有关法律程序办理。

(四)项目组成员发表的相关论文、著作、研究报告等成果应按项目来源单位的规定进行标注,否则不能作为结题验收依据。

(五)为了使项目成果的知识产权及时获得保护,在发表论文、成果展览、产品演示及成果鉴定等方式公开技术之前,项目组应采取专利申请或计算机软件版权登记等保护措施。

(六)各类科研项目研究所取得的科研成果,其知识产权归学校所有;项目合同中有约定者,按合同约定执行。

(七)经评议或鉴定的成果,除经项目主管部门审定需要保密的,应向社会公开,促使科研成果尽快转化为生产力。

(八)项目无法按期完成时,项目负责人应提前3个月申请办理延期手续(包括项目研究内容、目标调整及延期原因等),经所在学院审核同意后,由学校科研管理部门报项目主管部门批准或经合同委托方认可后生效,因合同委托方原因导致项目无法按期完成的除外。

(九)项目无法完成时,项目负责人应及时提出申请终止,经所在学院审核同意后报学校科研管理部门。由学校科研管理部门向项目主管部门申请,获得批准后生效。同时应完成财务决算和审计,项目经费按规定退还经费下达方或交学校处理。项目负责人应承担合同终止所产生的相应责任。

(十)加强科研档案的管理。在项目实施过程中,项目负责人和项目课题组成员做好科研工作的原始数据记录,保留各种与项目有关的材料,并由负责人归档保存10年以上。项目验收结题后,需将所有验收结题材料报送学校科研管理部门,科研管理部门根据学校档案管理要求将项目的相关材料送学校档案馆存档。

(十一)利用项目经费购置的仪器设备,归学校所有,并按学校仪器设备管理有关规定办理固定资产报增手续。

(十二)利用项目经费购置的实验材料、低值易耗品等,应按学校相关管理规定进行采购,并由学院进行验收、登记入库、领用等管理。

五、处罚

(一)承担科研项目的课题组成员,在项目申请及实施的全过程中应注重诚信,遵守学术道德规范,抵制弄虚作假、抄袭和剽窃他人科研成果、捏造或篡改实施数据及其他学术不端行为。

(二)项目实施过程中出现以下情况的,将对项目负责人作出相应处理:

1.项目实施过程中,因主观原因未在规定时间内上报项目主管部门或委托方需要提交的各类材料,暂停项目负责人申请各类新项目资格1年,待补报材料后的下一年度再恢复申请资格。

2.任何原因引起的项目延期或终止,均须办理有关手续;项目延期完成后,方可申请新项目。

3.除不可抗拒的原因外,项目未按合同要求或计划任务书完成,给委托方和学校、学院造成损失的,且未能取得上级主管部门或委托方书面谅解,经学校认定后,将视情节轻重给予通报批评、停止项目负责人申请各类新项目资格2-5年,作诚信欠佳记录等处理,并报学校人事处等相关部门备案。同时,视情节轻重,学院将被学校停止申报该类项目1年。

(三)对于科研项目研发过程中的违规行为,按照《教育部关于进一步规范高校科研行为的意见》、《中山大学学术道德规范》及学校、学院其他相关规定视情节轻重给予约谈警示、通报批评、暂停项目执行、责令整改、终止项目执行和项目拨款直至限制项目申报资格等处理。构成违纪的,视情节轻重给予警告、记过、降低岗位等级或撤职、开除等处分。涉嫌犯罪的,移送司法机关依法追究其刑事责任。

六、附则

(一)各类科研项目研究所取得的科研成果,其转让按《中山大学科技成果转化规定》(2006)执行。

(二)对重大、重点项目及重大成果的奖励按学校、学院有关部门的办法或规定执行。

(三)项目经费管理的相关细则,按《中山大学科研经费管理细则》(2013)执行。

(四)本办法与项目主管单位规定不一致时,按项目主管单位规定执行。本办法自公布之日起实施,由学院科研管理部门负责解释。